文｜經(jīng)緯創(chuàng)投
居家辦公，成為很多公司需要適應(yīng)的工作方式。
然而，缺乏面對(duì)面的工作環(huán)境，無(wú)論對(duì)于企業(yè)還是員工而言都是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。
老板眼中和員工眼中的居家辦公，總是存在著認(rèn)知差異：由于無(wú)法盯著員工工作，老板總是擔(dān)心員工是否在家“摸魚(yú)”，覺(jué)得員工不夠自律、工作不飽和、對(duì)工作敷衍了事等等；而員工雖免去了通勤的麻煩，但工作效率容易拖延和受到外部干擾，需要時(shí)刻緊盯電腦手機(jī)信息、工作生活的邊界被打亂，從而產(chǎn)生焦躁的情緒。這些問(wèn)題不僅影響著遠(yuǎn)程工作的推進(jìn)效率，長(zhǎng)期下去更會(huì)影響到企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。
今天的文章，我們從管理者和員工兩個(gè)視角整理了一些解決方案，讓員工能夠提高在家辦公的效率，正確“向上管理”，同時(shí)也讓老板打消員工在“摸魚(yú)”的疑慮。以下，Enjoy：
1、老板眼中vs員工眼中的居家辦公
后疫情時(shí)代，對(duì)于大部分打工人而言，居家辦公已不再陌生。隨著各類(lèi)云辦公、在線協(xié)同軟件的日益豐富和完善，大多數(shù)行業(yè)實(shí)現(xiàn)居家辦公的困難不在于工具，更在于相互溝通與理解。
員工與老板所處的不同立場(chǎng)與視角，使得兩者在居家辦公期間的關(guān)系發(fā)生了巨大變化。
隔著電腦手機(jī)屏幕，再心大的老板也常常存在著不安全感——員工畢竟不在視線范圍內(nèi)，如果不夠自律，拿著工資在家“摸魚(yú)”怎么辦？工作態(tài)度敷衍、任務(wù)推進(jìn)效率低下又怎么辦？
但對(duì)于員工而言，離開(kāi)了需要通勤打卡的辦公環(huán)境，居家辦公也并不全如想象中的美好，甚至很多時(shí)候都是“有苦不敢言”。艾媒咨詢(xún)?cè)?jīng)發(fā)布過(guò)一份《2020中國(guó)職場(chǎng)新春居家辦公報(bào)告》，數(shù)據(jù)顯示41.1%居家辦公受訪者反饋“日均辦公時(shí)長(zhǎng)延長(zhǎng)”，在辦公室雖然偶爾加班但有界限，而居家辦公的加班甚至需要007在線待命。傳統(tǒng)辦公模式下工作與生活的空間邊界、時(shí)間邊界和心理邊界逐漸被模糊。
老板與員工之間的互相不理解，極大影響了工作的溝通成本與推進(jìn)效率，也加劇了各自的焦慮與煩躁感。在面對(duì)存在著各種不確定性事件的未來(lái)時(shí)，老板和員工的心理狀態(tài)都將變得相當(dāng)脆弱。
當(dāng)遠(yuǎn)程辦公變成一個(gè)常規(guī)選項(xiàng)，企業(yè)和員工如何適應(yīng)這種辦公“新常態(tài)”，成為了每個(gè)企業(yè)與員工需要進(jìn)修的必修課。從管理者和員工的視角，其實(shí)都有很多可行的技巧。
2、管理者如何設(shè)置合理有效的遠(yuǎn)程工作模式？
對(duì)于老板而言，遠(yuǎn)程工作最大的障礙在于無(wú)法面對(duì)面地和員工推進(jìn)工作，過(guò)去依賴(lài)于線下溝通緩解的摩擦成本驟然增加。
其實(shí)，無(wú)論是線上還是線下，沒(méi)有合理有效的管理機(jī)制，老板就都無(wú)法防止員工的“摸魚(yú)”行為。如果只是在線上照搬工作，遠(yuǎn)程上班只會(huì)費(fèi)力而收效不佳。甚至一些繁瑣的管理員工手段（例如實(shí)時(shí)開(kāi)攝像頭監(jiān)控員工），還會(huì)讓員工倍感束縛，成為吐槽風(fēng)暴的中心。
但設(shè)置一些有效的遠(yuǎn)程工作模式，卻可以大幅緩解這種管理困境，即便居家辦公也讓企業(yè)維持一種高效、務(wù)實(shí)、有創(chuàng)造力的工作氛圍。在遠(yuǎn)程辦公時(shí)，信任是培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)中心理安全感的重要組成部分。
1）扎實(shí)做好目標(biāo)管理，淡化過(guò)程管理
管理遠(yuǎn)程辦公員工的一大誤區(qū)是，總試圖把員工的時(shí)間占滿(mǎn)用盡，以為讓員工隨時(shí)保持著高強(qiáng)度工作狀態(tài)就能夠達(dá)到產(chǎn)出目標(biāo)。實(shí)際上，居家辦公更重要的在于目標(biāo)的完成，老板大可扎實(shí)地做好目標(biāo)管理，而淡化管理過(guò)程的煩惱。重要的是員工能把事情做到位，老板也充分信任員工，彼此遵守契約。
OKR（即目標(biāo)與關(guān)鍵結(jié)果法），就是一個(gè)很好的目標(biāo)管理工具。具體操作中，需要先設(shè)定O（Objective），再配以多個(gè)KR（Key Results）。這個(gè)“O”必須是重要具體的、有強(qiáng)烈行動(dòng)導(dǎo)向的目標(biāo)；而“KR”則必須是能夠明確定義、有明確完成時(shí)間、可衡量、有挑戰(zhàn)的結(jié)果。
管理者在為員工制定好恰當(dāng)?shù)墓ぷ髂繕?biāo)（包括任務(wù)的目的、描述、所需目標(biāo)、DDL、任務(wù)負(fù)責(zé)員工等具體內(nèi)容）后，就可以適當(dāng)放手，讓員工充分發(fā)揮能動(dòng)性達(dá)成KR。若一些員工同時(shí)有著多項(xiàng)任務(wù)，管理者提前提示任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，以保證重要任務(wù)的按時(shí)推進(jìn)。
遠(yuǎn)程辦公的最高境界，是能夠充分激發(fā)員工活力、創(chuàng)造力，讓員工在自洽的狀態(tài)下產(chǎn)出更多高質(zhì)量成果。
2）及時(shí)設(shè)置反饋環(huán)節(jié)
淡化管理過(guò)程，不代表管理者就可以當(dāng)“甩手掌柜”，等著員工呈現(xiàn)完美的工作成果。及時(shí)設(shè)置反饋環(huán)節(jié)既能夠反映員工遇到的問(wèn)題和協(xié)作需求，也能讓領(lǐng)導(dǎo)了解工作中的關(guān)鍵難點(diǎn)所在，大家合力攻克，以提高組織整體的效率。
員工之間的性格差異，導(dǎo)致不同人的反饋意愿有著較大差距。部分員工會(huì)怯于提出問(wèn)題，選擇自己在一個(gè)問(wèn)題上鉆牛角尖，不僅不能有效解決問(wèn)題，還徒增了員工的焦慮感——畢竟居家環(huán)境下，不會(huì)有同事能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)你的困境。
因此對(duì)于管理者，應(yīng)當(dāng)設(shè)置一些反饋環(huán)節(jié)，減少線上溝通的等待響應(yīng)成本。例如，在布置工作任務(wù)時(shí)，先告知員工需在某個(gè)任務(wù)布置后的多少時(shí)間內(nèi)需要完成，中途如有問(wèn)題向誰(shuí)反饋，然后與員工確認(rèn)在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)能夠完成的可能性。考慮到居家辦公的一些特殊情況，管理者可根據(jù)工作性質(zhì)預(yù)留一定的緩沖時(shí)間。
3）安排簡(jiǎn)單高效的溝通會(huì)
員工煩心居家辦公的一個(gè)重要原因，在于工作無(wú)法像線下一樣與同事們保持同頻。因此，管理者可以多安排一些簡(jiǎn)單高效的線上溝通會(huì)，加強(qiáng)定期溝通，讓員工們簡(jiǎn)要介紹各自工作進(jìn)度和心得。
不過(guò)，這些會(huì)議的頻率和質(zhì)量也非常重要。盡量讓會(huì)議時(shí)間縮短到半小時(shí)左右，可以有效提高員工在開(kāi)會(huì)時(shí)的注意力。同時(shí)，溝通會(huì)里應(yīng)盡量減少不必要的廢話，讓每個(gè)員工用兩三分鐘時(shí)間概括說(shuō)明情況即可，提高溝通效率。這樣的溝通會(huì)，可根據(jù)不同部門(mén)工作特點(diǎn)設(shè)定次數(shù)，不宜過(guò)多而給員工帶來(lái)額外負(fù)擔(dān)，起到溝通效果即可。
在溝通的過(guò)程中，管理者應(yīng)當(dāng)給予員工充分的尊重，及時(shí)回應(yīng)員工所提出的問(wèn)題，并對(duì)工作的完成給予肯定。
此外，若居家辦公期間工作量有所減少，團(tuán)隊(duì)還可以集中資源讓員工開(kāi)發(fā)一些新的需求。居家的環(huán)境下，員工或能從生活中發(fā)掘潛在的業(yè)務(wù)點(diǎn)。
4）規(guī)范上下班時(shí)間
從線下辦公到居家辦公，最顯著的益處是員工們減少了來(lái)回通勤的煩惱。這就更加考驗(yàn)員工的“自我管理”能力。不少老板總會(huì)缺乏安全感地?fù)?dān)憂(yōu)員工沒(méi)有按時(shí)“上崗”。所以，居家辦公的員工雖然無(wú)需線下打卡，但規(guī)范一個(gè)統(tǒng)一的上下班時(shí)間仍十分必要。
不同部門(mén)可以根據(jù)各自業(yè)務(wù)需要，設(shè)定具體的“到崗”“離崗”時(shí)間，通過(guò)群里打卡、早會(huì)等形式，讓居家上班也具有“實(shí)感”。與之對(duì)應(yīng)的，下班也可以啟用簡(jiǎn)單的晚會(huì)或者工作總結(jié)形式，讓員工對(duì)當(dāng)日工作內(nèi)容進(jìn)行梳理，身心從一天忙碌的工作中抽離出來(lái)獲得休息。
這種明確劃分的時(shí)間階段，有助于員工在家也能保持工作和生活的相對(duì)獨(dú)立性，提升工作效率。
3、員工如何提高效率，消除老板的“摸魚(yú)”疑慮？
從員工的角度來(lái)看，遠(yuǎn)程工作面臨著工作效率和工作效果的雙重挑戰(zhàn)。不僅自己的工作效率容易拖延和受到外部干擾，而且工作效果也沒(méi)辦法通過(guò)面對(duì)面溝通的方式傳遞給老板。
其結(jié)果就是員工要么自己進(jìn)入不了狀態(tài)，要么工作的效果沒(méi)及時(shí)展示給老板。這都會(huì)帶來(lái)在家上班時(shí)效率的滑坡。
因此，如何通過(guò)提高效率，打消老板的疑慮，就成了在家辦公期間首先需要解決的痛點(diǎn)。
從方法論上，員工不僅要優(yōu)化自己的工作方式，也要增加溝通的主動(dòng)性，提升個(gè)人的“信用度”，讓老板覺(jué)得自己是可以信賴(lài)的。
在工作方式層面，設(shè)定正確的工作任務(wù)、制定合理的工作計(jì)劃是提升工作效率的兩大核心。
1）針對(duì)當(dāng)前業(yè)務(wù)情況，設(shè)定正確的工作任務(wù)
遠(yuǎn)程或者在家辦公的狀態(tài)下，從公司、從上級(jí)獲取信息的渠道變少、數(shù)量變少。一旦個(gè)人目標(biāo)與團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、組織目標(biāo)發(fā)生重大偏離，那么就無(wú)法交付高質(zhì)量的工作成果。
那么，如何在家中辦公也能設(shè)立正確的工作目標(biāo)？
首先是要學(xué)會(huì)識(shí)別組織、團(tuán)隊(duì)在當(dāng)前階段最重要的業(yè)務(wù)重點(diǎn)，從當(dāng)前的形勢(shì)中，主動(dòng)找到符合自己業(yè)務(wù)的事情做，將個(gè)人目標(biāo)與團(tuán)隊(duì)目標(biāo)進(jìn)行結(jié)合，從而設(shè)定正確的工作任務(wù)，才能產(chǎn)出高質(zhì)量的工作成果。
舉個(gè)例子，在當(dāng)前疫情嚴(yán)重的形勢(shì)下，很多實(shí)體企業(yè)的線下生意遇到了非常大的沖擊，那么如何通過(guò)數(shù)字營(yíng)銷(xiāo)來(lái)帶動(dòng)銷(xiāo)售增長(zhǎng)，就成了企業(yè)當(dāng)前最大的重點(diǎn)。
無(wú)論是一線的零售員工，還是在中臺(tái)，還是在后臺(tái)，都需要思考如何幫助推進(jìn)線上業(yè)務(wù)。這種集體性的意識(shí)，就是在幫助老板進(jìn)行業(yè)務(wù)管理。
如果遠(yuǎn)程辦公期間，你能出色地完成份內(nèi)的工作，那么你已經(jīng)成功了一半。如果你多跨出一步，對(duì)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)建言獻(xiàn)策，尋找到自身業(yè)務(wù)的增值點(diǎn)，在某種程度上來(lái)說(shuō)就是“超預(yù)期管理”。
2）制定合理的工作計(jì)劃
有了正確的工作目標(biāo)之后，就得通過(guò)合理的工作計(jì)劃、關(guān)鍵任務(wù)來(lái)對(duì)目標(biāo)進(jìn)行承接。
疫情之下，考慮到外部環(huán)境的變化非常之快，因此建議遠(yuǎn)程辦公的時(shí)候，更多以周為單位來(lái)制定工作計(jì)劃，以天為單位來(lái)明確需要達(dá)到的工作目標(biāo)和產(chǎn)出的任務(wù)結(jié)果，每周還要對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，以確沒(méi)有偏離正確的軌道。
在家辦公時(shí)，員工可以將公司的工作計(jì)劃，細(xì)化拆解為自己每天的任務(wù)清單，也就是我們經(jīng)常說(shuō)的to-do-list。
羅列任務(wù)清單的時(shí)候，可以基于重要性和緊迫度，確定每項(xiàng)任務(wù)完成的優(yōu)先級(jí)。因?yàn)檫h(yuǎn)程工作相對(duì)更容易受到干擾，只有以終為始，想清楚自己每一天必須產(chǎn)出的重點(diǎn)成果，才不會(huì)偏離工作主航道。
優(yōu)化工作方式，增加工作計(jì)劃的有效性，才能減少做無(wú)用功，增加與公司的協(xié)同。
但是耕好了自己的一畝三分地，也不代表老板能夠穿透物理世界的墻，看到員工是否真正在為公司努力。
那么，遠(yuǎn)程辦公打消老板顧慮的核心方法究竟是什么？重要事情說(shuō)三遍，溝通，溝通，還是溝通。
不僅能“主動(dòng)溝通”，更能做到“善于溝通”的人，可以在居家上班的日子里給老板帶來(lái)更多的好感。
主動(dòng)匯報(bào)工作進(jìn)展、主動(dòng)報(bào)備疑難問(wèn)題、及時(shí)回復(fù)群消息……這些都是讓老板放心和省心的“基本操作”。
3）主動(dòng)匯報(bào)工作進(jìn)展
《哈佛學(xué)不到的經(jīng)營(yíng)策略》的作者馬克·麥考梅克曾經(jīng)說(shuō)：“誰(shuí)經(jīng)常向我匯報(bào)工作，誰(shuí)就在努力工作。相反，誰(shuí)不經(jīng)常匯報(bào)工作，誰(shuí)就沒(méi)有努力工作?！庇腥苏J(rèn)為這句話過(guò)于武斷。然而，我們通過(guò)總結(jié)許多企業(yè)的管理問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)了其中的共性：多數(shù)時(shí)間內(nèi)下屬的匯報(bào)少于上司的期望。
一個(gè)事實(shí)是：工作進(jìn)度最后的1%永遠(yuǎn)是由你的匯報(bào)完成的。當(dāng)老板來(lái)詢(xún)問(wèn)進(jìn)度時(shí)，說(shuō)明你已經(jīng)缺失了這一重要環(huán)節(jié)。再次催問(wèn)時(shí)，說(shuō)明老板對(duì)你就不放心了。當(dāng)你每次工作都有監(jiān)督者出現(xiàn)催問(wèn)的時(shí)候，你的這種“99%”工作習(xí)慣就已經(jīng)影響了團(tuán)隊(duì)的效率。潛移默化之中，你可能就失去了成為一個(gè)靠譜的人的機(jī)會(huì)。
所以，有效溝通的重點(diǎn)是：
a.主動(dòng)告知每天的工作安排和一周的工作小結(jié)
這樣可以讓老板在見(jiàn)不到你，不知道你在干什么的時(shí)候，知道你的工作目標(biāo)和進(jìn)展，讓領(lǐng)導(dǎo)放心，同時(shí)對(duì)齊目標(biāo)，確保力出一孔。
b.留出提前量
常規(guī)的工作準(zhǔn)時(shí)交，甚至最好提前提交，不要讓領(lǐng)導(dǎo)來(lái)催你，尤其是跨部門(mén)合作的項(xiàng)目。
4）主動(dòng)溝通疑難問(wèn)題
主動(dòng)報(bào)備疑難問(wèn)題，主動(dòng)反饋，能讓自己在有限時(shí)間內(nèi)，取得更大的工作進(jìn)展。
雖然在家辦公，線上溝通不如在辦公室當(dāng)面溝通方便，但是如果怯于溝通，一旦卡殼起來(lái)，開(kāi)始一個(gè)人的內(nèi)耗，那么老板和同事都只是被消耗著時(shí)間而沒(méi)有進(jìn)展。而主動(dòng)溝通，就是一種停止內(nèi)耗的辦法。一個(gè)愿意主動(dòng)溝通疑難的員工，不僅能給老板省不少事情，也能給自己節(jié)約大把時(shí)間。
因此遇到困難千萬(wàn)不要一個(gè)人憋著想辦法，而是主動(dòng)去給老板發(fā)消息、打電話、發(fā)郵件，利用好老板設(shè)置的反饋窗口，事半功倍。
5）及時(shí)回復(fù)群消息
遠(yuǎn)程辦公的痛點(diǎn)之一，便是團(tuán)隊(duì)無(wú)法有效高效合作。
但通過(guò)及時(shí)有效的回復(fù)，能大大提升團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)同效應(yīng)，而時(shí)刻“狀態(tài)在線”的員工也能獲得老板更多的信賴(lài)。
對(duì)待老板，事事有回音，件件有著落，會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)留下踏實(shí)穩(wěn)妥的良好印象。和同事也是如此，積極溝通工作遇到的問(wèn)題，以便拉齊工作進(jìn)度、解決卡點(diǎn)。
職場(chǎng)不是一個(gè)人的單打獨(dú)斗，疊加上協(xié)作意識(shí)和團(tuán)隊(duì)精神，才能讓企業(yè)或公司走得更遠(yuǎn)。遠(yuǎn)程，正好也是鍛煉團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要場(chǎng)景。不如將這個(gè)挑戰(zhàn)，視作一次優(yōu)化自己工作方式的機(jī)遇。
疫情期間，在家辦公的員工通過(guò)自我管理和向上匯報(bào)，增加老板心里的確定性，能夠帶來(lái)雙贏。
事實(shí)上，遠(yuǎn)程工作的好處并不少。斯坦福大學(xué)一項(xiàng)針對(duì)16000名員工的研究表明，遠(yuǎn)程工作帶來(lái)了更少的病休和更安靜的工作環(huán)境，從而帶來(lái)了13%的效率提升。Facebook創(chuàng)始人馬克·扎克伯格就是一個(gè)在家上班的熱衷人士，更多和家人相處的機(jī)會(huì)以及更好的獨(dú)處環(huán)境，帶給他更多的創(chuàng)造力。而良好的工作狀態(tài)，本就是良好生活的一部分。
從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，好好上班不摸魚(yú)，其實(shí)不僅是在讓老板放心，更是在為自己負(fù)責(zé)。
脫離時(shí)空桎梏的混合辦公固然帶來(lái)了極大的靈活性，但是不能“一刀切”。如何進(jìn)行高效的溝通和管理，對(duì)于個(gè)人和組織來(lái)說(shuō)都是一種挑戰(zhàn)。
希望我們的這些建議能幫“在家上班”的你經(jīng)歷“微笑曲線”，度過(guò)倦怠的的瓶頸期，進(jìn)入更好的工作狀態(tài)。
References:
1)《在家辦公別崩潰，7個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，讓你的效率不降反升》作者/宋春濤，管理的常識(shí)（ID：Guanlidechangshi）
2)《混合辦公是大勢(shì)所趨，但如何向老板證明你沒(méi)有摸魚(yú)？》作者/彭海燕，中歐商業(yè)評(píng)論（ID：ceibs-cbr）
3)《遠(yuǎn)程辦公第一天，這七點(diǎn)最關(guān)鍵》作者/任向暉，湖畔Hupan（ID: hupansanbanfu)
4)《有一種靠譜，叫“收到請(qǐng)回復(fù)”》作者/Ray先森 ，富書(shū)（ID：kolfrc）
5)《真正牛逼的員工，都懂得“向上管理”》作者：Ray先森，Ray先森（ID: RayZhang1993）
6)《老板喜歡什么樣的員工？》作者/繆志聰，YouCore (ID:YouCore)
7)《好老板喜歡什么樣的員工？》 作者/張良計(jì)，張良計(jì)（ID：zhang_liangj）
8)《天天加班卻不受重用，老板到底喜歡什么樣的員工？》作者/三太子敖丙，敖丙(ID:JavaAudition)
9)《在線辦公：管事，不管人》作者/林傳科，筆記俠（ID：Notesman）
10)《在家辦公，需要儀式感》作者/劉潤(rùn)，筆記俠（ID：Notesman）
11) Surprising Working From Home Productivity Statistics (2022), Apollo Technical, https://www.apollotechnical.com/working-from-home-productivity-statistics/